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顺义专业舞台搭建教你变身论坛活动高手

来源:www.kmcxzs.cn 发布时间:2019年05月29日

       顺义专业舞台搭建教你变身论坛活动高手,“为什么要请客吃饭?请谁吃饭?去哪吃?吃什么?吃到什么程度?”请客之前要回答的问题,做论坛发布会也少不了。在活动从0到1的起步阶段,要根据公司的目的,回答几个活动的“哲学问题”,对活动概貌初步勾勒。活动是什么?由谁主办?嘉宾是谁?什么时候举办?想在什么类型的场地举办?要花多少钱?

顺义专业舞台搭建
从哪来?举办公关活动的目的是什么?提升知名度还是传播观点?
到哪去?为这次项目设定主要KPI。比如要有多少客户来参与?达到多少传播量?多少媒体发稿?带来多少销售?
确定方向后,就要开始落实计划,并把工作一一展开。活动选址、活动日程、嘉宾、成本核算要在此刻初步确定。以活动日程为纲领,规划活动筹备推进进度,形成你的时间管理表(如图)。
想获得完整版表格,请关注下期干货栏目推送。
无论对于什么活动来说,“选好场地就是成功了一半”,这里我们重点讲讲论坛/发布会选址:场地选择
一、公司附近。公司附近聚集着大量同行、上下游企业以及相关媒体,受众准,到场率也有保证。(举个栗子,IT发布会青睐中关村附近,而金融投行则是CBD附近,不想出三环。)另外,离公司近,能省不少时间。
二、地铁沿线。交通方便,保证嘉宾和媒体出席率。
三、停车场车位充足。方便与会者和VIP停车。
四、会场硬件达标。首先,装修风格尽可能商务简约,才能衬托论坛的主题;其次,主会场层高尽可能5米以上,大厅里最好没有立柱;最后,敲黑板部分来了,场地一定要比你按人头估算出面积大20%,因为论坛一定会设置舞台区域。
五、特色体验。有些场地的茶歇可以制作成精巧造型,让嘉宾们体验良好,会让与会嘉宾乐于传播。此可谓细节取胜。
二、流程设计环节
       请客吃饭,上菜自然要讲究顺序。前菜、开胃菜、主菜要分清先后主次,才能逐渐引导嘉宾的情绪,营造体验、传递信息。一场论坛,通常由以下环节构成。而“主演讲”则是整场宴席的主菜。如果你的老板请你汇报“流程是怎么设计的”,记住下面这几句话,会让你的汇报加分:“我们的开场很震撼”,开场环节通常会有以下几个设置:1开场视频、2、开场音乐下主持人隆重登场、3、开场表演(舞蹈、情景剧)4、开场视频+互动表演(人屏互动等高科技)。一个很震撼的开场,能够快速吸引大家的注意,并聚焦于有关论坛的讨论。“我们请来了业内最知名的大咖”震撼的开场和主持人致辞后,一般先请行业内的大咖(最好有些政府或协会背景)作开场演讲,分析经济大势、解读行业政策、指明行业趋势,高屋建瓴,帮助提升正常论坛视野高度。“我们的主演讲干货满满”,主演讲是指主办方发表的主旨演讲,是整场论坛需要传递的key massage核心信息。因此,其内容最好充满翔实的数据和鲜明的观点,让受众充分感受到主办方的实力和诚意。“我们的圆桌咖位很大”
       论坛都流行安排一个Panel环节(圆桌讨论),请3-5名大咖在舞台上的沙发就坐,在主持人的引导下,就此行业趋势或新的解决方案从各自的领域和维度抛出论点和看法。Panel可以避免一言堂,使得大会的含金量提高。另外,媒体非常热衷于报道Panel中不同观点的强烈碰撞场面。注意会前和做Panel的大咖们取得充分的沟通,讨论和理解他们的观点,提前制作PPT:事先就要把大咖们有趣、重量级的KEYWORDS做成PPT。“我们的互动环节很有趣”论坛最后,建议设计一个Q&A环节,给与会观众一个参与提问的机会。大会氛围会显得轻松和民主。问题最好事先设定,这样能确保问题涉及的范围的广度,以及问题的有趣程度。同时还要考虑大咖们是否愿意回答。
三、内容板块
      请客吃什么?要回答这个问题,就要知道你请的人喜欢吃什么、需要吃什么。组织者要非常了解参会人心中的疑惑,再邀请行业内各领域人士,探讨观点,提出解决方案。例如:“xx行业的未来十年” 、“在xx背景下,应该如何面对xx”、“xx问题的逻辑和解决之道”。关于会议主题,需要一句高度提炼的Slogan体现。好的slogan,需要具备对行业的洞悉和趋势的判断,更要顺口好记。这要求你在对行业、公司了解的基础上,也有一定的文字基础。当然,研究公司此前的slogan会对你很有帮助和启发
Slogan常见范式
一、中式对仗:
万物智联,赋能无限;大道至简  创新致远 好车险,中华情 唯创变  砺新声 撼视界 揽未来
二、谐音或藏头诗(将公司的key words 用谐音形式附会到Slogan里):
艺呼百应;(爱奇艺)
一路U你(UC的)
芯心相通 赢享未来 (芯片公司的)
新时贷(网上贷款公司)
三、郎朗上口便于传播(互联网公司的风潮) :
这世界很酷(优酷的)
四、英文MIX 中文的
途be better (途家)
五:简约直接(年轻化)
势在必燃
新基因 新零售
预见未来
安全连接未来
时代之道
开场视频范式
开场视频全千万化,以下套路常见且容易操作的。
套路一:总分总,行业总体趋势+本企业取得的成绩+此成绩对整体趋势引导和升华+主视觉定帧。
套路二:倒叙,举栗子:10年前如何,5年前如何,3年前又什么状况,1年前是什么状况。现在是因为什么条件成熟,所以推出什么解决方案,接着出主视觉定帧。
套路三: 社会责任,某个需求在社会中的至关重要性及解决的紧迫感,从头到尾不带出什么的企业信息。出定帧主视觉才知道是哪个公司主办的论坛。
套路四:数字化,引用行业中一系列的关键数字来聚焦出紧迫感和重要感,最后同样出主视觉定帧。
四、设计环节
      顺义专业舞台搭建公司为了让你的“饭局”看起来更有面子,那么就一定要在设计上下好功夫。活动逼格高,全靠设计撑。好设计不仅能让活动体验更好,更能增强传播力。接下里我们就以签到合影区和一些物料为例,告诉你一个美好的设计如何激发你分享的欲望。立体大字:将论坛的主题和主办方的LOGO MIX在一起做一组立体大字,有政治任务的嘉宾必然会拍照留念。网络热词:立体大字如果还不够吸引人,再加几组用“网络热词”来包装把热词做成KT板拿在手里当道具,吸引受众拍照。互动区域:设置论坛大咖的经典语录或者是论坛上大咖即将会谈到的主要话题在互动区域的板子上,使得传播更为聚焦有趣。除此之外,在物料上的巧思,也可以大幅度提升逼格+传播力。
五、推广环节
 饭局已有基本设计框架,接下来如何把“客户”吸引来?客人分为两种,一种是“嘉宾”,一种是“赞助商”。嘉宾一般可以从以下几点来吸引:直面行业大咖、社交需求、知识学习。有了一批“种子嘉宾”后,同类嘉宾之间就可以产生“相互撬动”的作用,一两位重量级嘉宾更可以获得一批嘉宾的参与。对于赞助商来说,活动能给予他们好处,对自身的品宣或者销售能带来极大的帮助,所以要把本次活动能给的权益明明白的列举出来,让人一目了然,促进销售成单。
为此,你可以把你的卖点制作成精良的前期传播文案。除了邀请函外,还可以通过具有创意的倒计时海报、H5邀请函(如测试、小游戏)等方式来传播活动,都能在朋友圈中招揽一波关注。
后期传播也是最重要的落脚点。活动现场,要为你邀请的媒体和KOL准备好需要的新闻稿,活动流程及指南,公司或新产品介绍,有趣的小纪念品,车马费等,这些是需要在签到时给到媒体,以保证传播口径统一。
六、现场筹备环节
宾客来之前,把自家打扮收拾漂亮,酒肉饭菜备齐做好,端上桌。
根据论坛需要,要检测最基本的电源,无线网,投影,麦克风及音响设备,桌椅、舞台、背景板是否全部准备就位。如果需要现场搭建,这就一定要跟场地提供方协商好进程事宜(通常需要多支付不少场租费用)。
配套的餐饮,住宿也很重要,最好能和会场安排在一起,这也是论坛喜欢选择酒店的重要原因。如果餐饮离会场较远,则需要安排餐饮外卖。
在搭建及彩排工作结束后,建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息,查漏补缺,非常关键。
1、搭建:急需要添加的赞助方的LOGO贴字?某个背景板前亮度不够需要调整等等
2、彩排流程:
没有提交到控台视频和PPT还有几个?由谁负责到位?几点到位?
同步更新的流程
同步参会大咖名单
主持人词最后的修改确定
负责人:论坛正式的各个口的负责人员的最后确认。
3、鼓励士气。
七、现场执行环节
宾客到场,把酒菜统统端上来。最重要的是自己的阵脚不能乱。
现场执行时最重要的组织原则是负责人制。核心人员要形成工作组,活动前就要经常开碰头会,保证无缝对接。工作人员最重要的原则就是“一人盯一事,事事有唯一负责人”。
现场负责人安排
一般要在几个大环节设置负责人:
现场负责人:整体把控现场整体情况
主会场负责人:监督主会场内部的大事小情严格执行,保证嘉宾体验
控台负责人:对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控。
前台负责人:负责嘉宾签到体验、安保有序。
VIP负责人:负责VIP客户、演讲嘉宾的迎来送往。
搭建负责人:除主会场外,最重要的板块负责人。搭建质量决定了设计是否能够落地,继而决定了活动的逼格。搭建也要严格控制进度,确保在活动开始前,把场地交付。
物料负责人:物料运输、管理、发放、回收。
摄影摄像同传速记负责人:对接好活动记录人员,安排记录重点moment。
媒体负责人:接待媒体,并对传播稿量负责。
不管在公司里是什么职位,在活动中可能你就负责嘉宾引导,从头跟到尾;负责盯椅子,什么时候需要给台上嘉宾分秒不差的递上去,一场完美的活动就是这样一个个细节串起来的。
然而就算是再细致的部署也可能存在各种意外事件,所以在活动前,要对于一些常见的、大概率发生的事件有所预判。
试想一下,嘉宾如果你的演讲大咖在论坛已经开始的时,因为种种原因,还没有到位,你要怎么办? 这里就要考察你的现场反应能力:
1、时间预估:将此演讲大咖到达现场的时间做最迟的预估,将他放置本环节的最末位登台
2、快速同步:同步给主持人、流程控制台以及下面顺次演讲嘉宾
3、内容调整:主持人要修改主持词、控台负责人马上将此人的演讲资料拉成最后一个。
八、会后环节
活动现场的结束并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但很多人往往忽略这个环节的重要性。在论坛结束后,至少要做好这几件事情:
1、剪辑视频花絮
拷贝所有影像资料,并剪辑成视频,这不仅仅可以用于二次传播,更可以用于下次活动邀约和传播。
2、复盘和活动报告
1)信息统计(媒体报道、项目结案、效益统计<流量、资金、品牌收益>);
2)嘉宾追踪(答谢信、客户用户满意度调查、进一步转化合作/销售的跟进);
3)事件发酵(活动报道、案例包装、联合KOL营销事件包装推广)。
检验活动各项KPI和指标是否达到了预期效果,并总结在筹备组织过程中,有哪些优点和不足,让优秀经验和问题充分暴露和探讨,形成报告作为管理资产沉淀下来。
事件发酵
是为了获取观众认同感,以沉淀忠诚度客户;当然也为了活动的效果,为下一次的招商做案例准备;而更为重要的是,活动后的活动报道,才是活动营销的最大价值,在全网充分刷存在感。


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